Solo il 12% dei dipendenti ritiene che la propria organizzazione sia stata effettivamente in grado di affiancarli durante il periodo di inserimento in azienda. E dopo aver completato il processo di Onboarding, solo il 29% dei neoassunti si sentirebbe pienamente preparato per svolgere efficacemente il proprio lavoro.

Questi aspetti risultano problematici sotto diversi punti di vista per le aziende.

Dal momento che il primo mese di lavoro influenza in modo determinante la decisione del dipendente di restare o andarsene, un processo di inserimento non efficace aumenta notevolmente il rischio di perdere i propri collaboratori.

Considerando che si stima che il costo medio per assunzione è di circa €4,700, non riuscire a trattenere il personale può risultare particolarmente gravoso per un’azienda.

D’altro canto, è fisiologico che nella fase di formazione dei neoassunti l’organizzazione registri una perdita nella produttività, dovuta sia allo scarso rendimento di quest’ultimi, che devono ancora acquisire le conoscenze necessarie per poter raggiungere nel concreto gli obiettivi di produzione, sia alla decrescita nella produttività dei collaboratori che vengono impiegati per affiancarli, in quanto hanno meno tempo per dedicarsi al proprio lavoro.

Tale perdita è compresa tra l’1% e il 2,5% del fatturato totale (es. tra i €20.000 e i €50.000 per un’azienda con €2.000.000 di fatturato). È chiaro che, se non si danno ai neoassunti gli strumenti per poter arrivare velocemente a lavorare a pieno regime in autonomia, questo processo sarà sempre più lungo e dispendioso del dovuto.

Al contrario, definire in modo chiaro un processo di Onboarding che sia ottimizzato a livello di impiego di tempo e risorse, può portare importanti benefici all’azienda. Le organizzazioni che hanno un processo di Onboarding ben definito ed efficiente migliorano la loro capacità di fidelizzare i dipendenti dell’82% e la produttività del 70%.

Per strutturare un processo di Onboarding efficace è necessario innanzitutto intervenire a livello di procedure, definendo chiaramente quali sono le figure coinvolte, qual è il loro ruolo all’interno del processo, e quali iter devono seguire.

Una volta fatto questo, è possibile ottimizzare il processo attraverso diverse tecnologie che permettono di renderlo più efficiente e massimizzare l’esperienza delle nuove risorse, migliorandone produttività e fidelizzazione.

Ad esempio, utilizzando soluzioni di automazione si possono eliminare task ripetitivi e di scarso valore per permettere ai neoassunti di concentrarsi sull’acquisizione delle competenze rilevanti; allo stesso tempo, si possono guidare tutte le figure coinvolte nel processo attraverso promemoria e comunicazioni automatiche, favorendo la collaborazione e lo scambio di contenuti tra i collaboratori.

Un altro strumento utile è l’Intelligenza Artificiale che, sotto forma di chatbot, può essere addestrata ed utilizzata per rispondere alle domande fornendo ai neoassunti informazioni utili e indicazioni sulle procedure da seguire, come un vero e proprio assistente digitale.

Infine, è importante dotarsi di un sistema per centralizzare e strutturare i dati in modo da renderli facilmente accessibili in un unico ambiente di lavoro. Questo è necessario per permettere alle nuove risorse di orientarsi meglio e avere sempre a disposizione i dati di cui hanno bisogno, ma anche per ridurre complessivamente il tempo che i collaboratori impiegano in generale per ricercare all’occorrenza informazioni e documenti aziendali.

FONTI

Gallup, Why the Onboarding Experience Is Key for Retention e How to improve the Employee Experience

Society for Human Resource Management (SHRM), HR Benchmarking report

MIT Sloan Management Review, Getting New Hires Up to Speed Quickly

Brandon Hall Group, The True Cost of a Bad Hire

BambooHR, First Impressions Are Everything: 44 Days to Make or Break a New Hire